Zo voorkom je verlies van kennis door vertrekkende medewerker!

Bij SkillsTown geloven we dat waardevolle kennis geborgen moet blijven in een strategisch offboardingprogramma waarin medewerkers de laatste maanden voor hun vertrek of pensioen hun waardevolle kennis delen. Niet via droge overdrachtsdocumenten, maar op een manier die bij hen past en inspireert: via video, audio en verhalen.
Binnen organisaties gaat met het vertrek van medewerkers, bijvoorbeeld door pensionering, maar óók door loopbaanstappen of baanwisselingen van high performers vaak waardevolle kennis verloren.

Waarom kennisverlies een bedreiging is

Uit onderzoek van The Panopto Workplace Knowledge and Productivity Report blijkt dat 42% van alle bedrijfskritische kennis uitsluitend in het hoofd van medewerkers zit. Slechts een derde van die kennis wordt actief gedeeld met collega’s. Wanneer medewerkers vertrekken, verdwijnt die kennis dus vaak met hen mee.
Tegelijkertijd vergrijst de arbeidsmarkt in rap tempo. Volgens cijfers van het CBS is inmiddels ruim 22% van de werkenden 55-plus, waardoor één op de vijf medewerkers de komende jaren richting pensioen gaat. Voor HR betekent dit dat ze snel moeten handelen, voordat waardevolle kennis definitief verdwijnt.

Wat is Kennis in Beweging?

Wij stellen daarom het concept Kennis in Beweging voor: een offboardingsprogramma waarin medewerkers, van ervaren krachten tot high performers, drie maanden voor hun vertrek of functiewissel op gestructureerde wijze hun kennis delen via audio, video en tekst. Kennis in Beweging is een combineert verschillende doelstellingen:
1. Kennisbehoud 
Behouden van kennis van zowel ervaren krachten als high performers die belangrijk is voor het functioneren en de continuïteit van de organisatie.
2. Podium voor de medewerker
Niet alleen kennis, maar ook de mens staat centraal. Door deze collega’s als het ware een soort podium te geven, toon je waardering voor hun werk en impact.
3. Krachtige onboarding van nieuwe medewerkers 
De interviews, video’s en verhalen worden hergebruikt in onboarding. Zo laat je nieuwe collega’s direct kennismaken met de praktijk, cultuur en expertise van jouw organisatie.
4. Verhalende overdracht 
Geen standaardhandboek, maar echte verhalen zodat de nieuwe medewerkers dit beter onthouden.

Wat levert het op?

De voordelen van Kennis in Beweging zijn niet alleen strategisch, maar ook aantoonbaar:
• Tot 75% minder kennisverlies 
Organisaties met een formeel kennisborgingsproces behouden tot circa 75% van de bedrijfsspecifieke kennis, blijkt uit onderzoek van APQC (2022).
• Snellere onboarding 
Organisaties die gebruik maken van ervaringskennis in onboarding verminderen de inwerktijd met circa 35% (Bersin by Deloitte).
• Kostenbesparing
Het opnieuw oplossen van problemen die al eerder zijn aangepakt kost volgens McKinsey organisaties gemiddeld 20% extra tijd per medewerker per jaar. Door die kennis te behouden, voorkom je onnodige inefficiëntie.
• Creëren van goede werkcultuur
Vertrekkende medewerkers voelen zich gezien, en nieuwe medewerkers krijgen een sterker gevoel van verbinding met het DNA van de organisatie.

Waarom dit werkt

Leren van collega’s is de meest effectieve manier om kennis over te dragen. De meeste mensen (maar liefst 70%) leren door simpelweg hun werk te doen. Daarnaast pikt men 20% van de kennis op via contact met anderen en slechts 10% via cursussen. Kennis in Beweging focust juist op die 20%: we leggen de verhalen en praktijkvoorbeelden vast die je nergens in een handboek vindt. Dit is hard nodig, want organisaties verliezen jaarlijks veel talent. Juist deze collega’s beschikken over unieke, waardevolle kennis die niet verloren mag gaan. Door hier aandacht aan te besteden, zorg je ervoor dat die kennis binnenboord blijft, de continuïteit van het werk beter wordt en je een sterkere leercultuur binnen de organisatie creëert.

Benieuwd of dit bij jouw organisatie aansluit?

Dit programma past bij elke organisatie die:
• Te maken heeft met vergrijzing of kennisverlies
• De waarde van medewerkers wil borgen én vieren
• Onboarding wil verrijken met praktijkgerichte input
• Inziet dat kennis ook cultuur is en dus behouden moet blijven
En misschien nog wel het belangrijkste: het is laagdrempelig, snel te starten en direct inzetbaar.

Hoe kennis in beweging werkt in de praktijk

Of het nu gaat om een ervaren medewerker die met pensioen gaat, of een high performer die intern doorgroeit of een nieuwe uitdaging aangaat: het moment van vertrek hoeft geen afscheid te zijn van waardevolle kennis. Met Kennis in Beweging maak je er een duurzaam en inspirerend leermoment van voor nu en voor de toekomst.
Benieuwd hoe dit eruitziet in de praktijk? Plan een vrijblijvend gesprek met een van onze learning consultants. Samen kijken we hoe jullie kennis niet verloren gaat, maar juist in beweging blijft.