Uyumluluk baskı altında: Vallei ve Veluwe, Bilgi Edinme Yasası’na (Woo) nasıl yaklaşıyor

Vallei ve Veluwe Su Kurulu, yıllardır bölgeye temiz ve güvenli su sağlıyor. Ancak büyüyen bir organizasyon yapısı ve sürdürülebilirlik ile enerji dönüşümü alanlarındaki artan sorumluluklarla birlikte, birçok şey değişiyor. Artık herkes birbirini tanımıyor, süreçler daha karmaşık hale geliyor ve bilgi paylaşımı her zamankinden daha kritik bir önem taşıyor. Peki, böyle bir ortamda herkesin bağlı kalmasını ve geleceğe hazırlıklı olmasını nasıl sağlarsınız?

Hukuk İşleri Kıdemli Politika Danışmanı Roderick Moolenaars ile birlikte, Waterschap Vallei en Veluwe’nin bu zorluğun üstesinden nasıl geldiğini ve özelleştirilmiş e-öğrenmenin bu süreçte nasıl bir rol oynadığını konuşuyoruz.

Zorluk: Açık Yönetim Yasası (Woo) konusunda farkındalık ve uyumluluk sağlamak

Bir kamu kurumu olarak Waterschap Vallei en Veluwe, Açık Hükümet Yasası (Woo) kapsamındaki yükümlülüklere tabidir. Bu yasa, kurum içindeki ve dışındaki tüm iletişimin şeffaf ve erişilebilir olmasını gerektirir. Bu da çalışanların, hangi bilgileri nasıl paylaştıklarının ve verileri doğru şekilde nasıl arşivleyeceklerinin farkında olmaları gerektiği anlamına gelir.

Bunda iki büyük zorluk rol oynamıştır:

• Farkındalık: Çalışanların, paylaştıkları her bilginin geri çağrılabileceğini fark etmeleri gerekiyordu. Ancak bu farkındalık kurum genelinde henüz yaygın değildi.
• Etkili bilgi yönetimi: İletişimin doğru şekilde arşivlenmesi büyük önem taşır. Peki, bilgilerin hem doğru biçimde saklanmasını hem de kolayca erişilebilir olmasını nasıl sağlarsınız?

Çalışanların genellikle zaman baskısı altında çalışması, ek bir zorluk yaratıyor. Bir e-postaya hızlıca yanıt vermek cazip olsa da, bazen durup düşünmek için biraz zaman ayırmak çok daha doğru olur. Yanlış anlaşılmaları ve sorunları önlemek için iletişimin açık, gerçeklere dayalı ve anlaşılır olması büyük önem taşır.

Çözüm: Kurumsal kimliğe uygun özel tasarlanmış bir e-öğrenme

Waterschap Vallei en Veluwe, çalışanlarını Açık Hükümet Yasası (Woo) konusunda bilinçlendirmek ve bilgiyi nasıl etkili bir şekilde yöneteceklerini öğretmek amacıyla, kendi çalışma pratiklerine uygun bir öğrenme çözümü arayışına girdi. Bu çözümün yalnızca içerik açısından güçlü değil, aynı zamanda çalışanlar için tanıdık ve kolay erişilebilir olması gerekiyordu.

SkillsTown, su kurulunun ihtiyaçlarına ve deneyimine mükemmel şekilde uyan özelleştirilmiş bir e-öğrenme çözümü geliştirdi. Eğitimde, kurumdan tanıdık yüzler yer aldığı için bu bir “standart YouTube deneyimi” değil. Bu yaklaşım, çalışanlar arasında daha yüksek katılım ve tanınabilirlik sağladı.

Etkisi: Kurum genelinde farkındalık ve şeffaflık

SkillsTown’un e-öğrenme programı, modülleri tamamlayan ekipler arasında kurum genelinde hemen fark edilir bir etki yarattı. Çalışanlar, iletişimlerinin olası sonuçlarının farkına varmaya başladı. Yazdıkları veya paylaştıkları her şeyin resmî olarak incelenebileceğini anladılar. Bu farkındalık, onları iletişim kurarken daha bilinçli, dikkatli ve sorumluluk sahibi hale getirdi.

Ayrıca bilgi yönetimi de önemli ölçüde gelişti. Eğitim, çalışanların belgeleri ve yazışmaları nasıl sakladıkları konusunda daha bilinçli davranmalarını sağladı. Böylece hem bilgilere daha kolay erişiliyor hem de bu durum, kurum içinde daha şeffaf ve verimli süreçlere katkıda bulunuyor.

E-öğrenmeyi kurum içinde kendiniz geliştirmek de değerli bir öğrenme deneyimi sunar: "Sadece tüketerek çok fazla şey öğrenemezsiniz. Ancak bir e-öğrenmeyi kendiniz geliştirirseniz, kurumunuzun nerede durduğunu ve nasıl çalıştığını gerçekten anlarsınız. Bu, sıcak ve öğretici bir süreçtir."

SkillsTown’un özelleştirilmiş çözümünün en büyük avantajı, sunduğu esnekliktir. E-öğrenmeyi sürekli olarak güncel tutabiliyor ve kolayca uyarlayabiliyoruz. Değişiklik yapmak son derece pratik. Çalışanlar, doğru bilgilere hızla ulaşabiliyor ve bunları kolayca kaydedebiliyor.

Roderick Moolenaars, Kıdemli Politika Danışmanı Hukuk İşleri

Vallei ve Veluwe Su Kurulu’na özel: tanıdık yüzler, gerçek etki

Bu çözümü özel kılan unsur, tanıdıklık hissidir. E-öğrenme yalnızca Waterschap Vallei en Veluwe’nin logosunu değil, aynı zamanda kendi kurumlarından meslektaşlarının yüzlerini de içeriyor. Bu sayede çalışanlar, eğitimi yalnızca bir görev olarak değil, kendilerine ait bir deneyim olarak görüyor. Sonuç olarak bu yaklaşım, katılımı güçlendiriyor ve öğrenmeye karşı sahiplenme duygusunu artırıyor.

Bir diğer benzersiz özellik ise, kurum içinde iç elçi rolünün doğal biçimde ortaya çıkması. E-öğrenmeye aktif olarak katılan çalışanlar, otomatik olarak konunun elçisi haline geliyor. Böylece eğitimin mesajı daha geniş bir kitleye ulaşıyor ve uygulama, kurum genelinde daha güçlü bir etki yaratıyor.

Sonuçlar: Artan farkındalık ve daha derinlemesine sorular

E-öğrenme uygulamaya konduğundan bu yana Açık Hükümet Yasası konusundaki farkındalıkta belirgin bir artış gözlendi. “Çalışanlar artık yasal konular hakkında çok daha sık soru soruyor; bu, eğitimden önce neredeyse hiç görülmeyen bir durumdu. Üstelik bu sorular, doğası gereği çok daha derin ve bilinçli.

Kullanıcılar, e-öğrenmeyi erişilebilir ve keyifli bir deneyim olarak görüyor. Tanıdık vakalar ve kendi meslektaşlarının yer alması, öğrenme sürecini daha samimi, kolay erişilebilir ve ilgili hale getiriyor. “Bu e-öğrenme gerçekten bize ait” hissi ise, katılımın artmasına önemli ölçüde katkı sağlıyor.

Kurum ayrıca, WOO talepleriyle ilgili görüşmelerin artık daha kapsamlı ve daha iyi hazırlanmış şekilde yürütüldüğünü fark etti. Bu durum, kurum içi iletişim kalitesi ve dosyalama süreçleri üzerinde doğrudan olumlu bir etki yarattı. Bu nedenle, SkillsTown’un e-öğrenmeyi sürekli olarak uyarlama ve güncel tutma becerisi, bu sürekli öğrenme etkisinin korunmasında kritik bir rol oynadı.

Geleceğe hazır bir öğrenme çözümü

SkillsTown ile yapılan iş birliği sayesinde Waterschap Vallei en Veluwe artık sürdürülebilir, esnek ve etkili bir e-öğrenme çözümüne sahip. Çalışanlar Açık Hükümet Yasası konusunda daha bilinçli, iletişim daha şeffaf ve bilgi yönetimi gelişti. Bu proje, özelleştirmenin kurum içinde kalıcı bir etki yaratabileceğine dair mükemmel bir örnek oluşturuyor.