Conformité sous pression : voici comment l'agence de l'eau Vallei et Veluwe s'attaque à la WOO

L'Office des eaux de la vallée et de la Veluwe fournit de l'eau propre et sûre depuis des années. Mais avec une organisation en pleine croissance et des tâches de plus en plus nombreuses dans le domaine de la durabilité et de la transition énergétique, beaucoup de choses changent. Tout le monde ne se connaît pas encore, les processus deviennent plus complexes et le partage des connaissances est plus important que jamais. Comment s'assurer que tout le monde reste accroché et préparé à ce qui arrive ?

Avec Roderick Moolenaars, conseiller politique principal pour les affaires juridiques, nous discutons de la manière dont Waterschap Vallei en Veluwe relève ce défi et du rôle que joue l'apprentissage en ligne personnalisé dans ce contexte.

Le défi : sensibilisation et respect de la loi sur le gouvernement ouvert (Open Government Act)

En tant qu'organisation gouvernementale, Waterschap Vallei en Veluwe doit se conformer à la loi sur le gouvernement ouvert (Woo). Cette loi exige que toute communication soit transparente et accessible. Cela signifie que les employés doivent être conscients de ce qu'ils communiquent et de la manière dont ils le font, et que les informations doivent être archivées correctement.

Deux défis majeurs ont joué un rôle à cet égard :

• Sensibilisation : les employés doivent prendre conscience que tout ce qu'ils communiquent peut être récupéré. Cette prise de conscience n'était pas encore très répandue au sein de l'organisation.
• Gestion efficace de l'information : il est essentiel d'archiver correctement les communications. Comment s'assurer que l'information est correctement stockée et facilement récupérable ?

Une complication supplémentaire est que les employés sont souvent pressés par le temps. Il est tentant de répondre rapidement à un courriel, alors qu'il est parfois préférable de prendre le temps de réfléchir et de délibérer. Une communication claire, factuelle et compréhensible est essentielle pour éviter que des informations imprécises ne soient à l'origine de problèmes.

La solution : une formation en ligne personnalisée dans le style de la maison

Pour sensibiliser les employés à la loi sur le gouvernement ouvert et leur apprendre à gérer efficacement l'information, Waterschap Vallei en Veluwe a cherché une solution d'apprentissage qui corresponde à ses propres pratiques de travail. La solution d'apprentissage devait être non seulement solide en termes de contenu, mais aussi reconnaissable et accessible aux employés.

SkillsTown développe une formation en ligne personnalisée qui correspond parfaitement à l'expérience de l'office de l'eau. La formation présente des visages familiers de l'organisation, il ne s'agit donc pas d'une "expérience YouTube standard". Cela garantit une plus grande implication et une meilleure reconnaissance. En outre, les informations sont communiquées de manière claire et compréhensible afin que les employés sachent exactement ce que l'on attend d'eux.

L'impact : sensibilisation et transparence dans l'ensemble de l'organisation

L'apprentissage en ligne de SkillsTown a un impact immédiat et perceptible au sein de l'organisation parmi les équipes qui ont suivi le module. Les employés prennent conscience des conséquences de leur communication. Ils réalisent que tout ce qu'ils écrivent ou partagent peut être formellement remis en question. Cette prise de conscience les rend plus conscients et plus prudents lorsqu'ils communiquent.

En outre, la gestion de l'information s'améliore. La formation incite les employés à réfléchir plus attentivement à la manière dont ils stockent les documents et la correspondance afin qu'ils puissent être facilement retrouvés. Cela contribue à la transparence et à l'efficacité des opérations.

Le fait de développer soi-même l'apprentissage en ligne constitue également une expérience d'apprentissage précieuse au sein de l'organisation : "On n'apprend pas beaucoup en consommant, mais lorsqu'on développe soi-même un apprentissage en ligne, on apprend énormément de choses sur la situation de son organisation. C'est un processus chaleureux.

"L'un des grands avantages de la solution personnalisée de SkillsTown est sa flexibilité. Nous pouvons adapter en permanence l'apprentissage en ligne et le maintenir à jour, et les changements sont faciles à effectuer. Les employés trouvent rapidement les bonnes informations et peuvent également les sauvegarder facilement.

Roderick Moolenaars, Conseiller politique principal Affaires juridiques

Unique à l'Office de l'eau de la vallée et de la Veluwe : ses propres visages, son propre impact

Ce qui rend cette solution encore plus spéciale, c'est qu'elle est reconnaissable. L'apprentissage en ligne contient non seulement le logo de Waterschap Vallei en Veluwe, mais aussi les visages de collègues de leur propre organisation. Cela renforce l'implication des employés et leur permet de vivre la formation comme quelque chose qui leur est propre.

Un autre aspect unique est la fonction d'ambassadeur interne qui est créée. Les employés qui participent activement à l'apprentissage en ligne jouent automatiquement le rôle d'ambassadeur du sujet. Ainsi, le message de la formation est diffusé plus largement et la mise en œuvre a plus d'impact au sein de l'organisation.

Les résultats : une prise de conscience maximale et des questions plus profondes

Depuis le lancement de la formation en ligne, la sensibilisation à la loi sur le gouvernement ouvert s'est nettement améliorée. "Les employés posent plus souvent des questions sur les aspects juridiques, ce qui était rarement le cas avant la formation. De plus, ces questions sont beaucoup plus approfondies".

Les utilisateurs considèrent l'apprentissage en ligne comme accessible et agréable : les cas reconnaissables et l'utilisation de leurs propres collègues rendent le parcours d'apprentissage peu exigeant et pertinent. Le sentiment que "l'apprentissage en ligne est vraiment le nôtre" contribue à un plus grand engagement.

L'organisation a également remarqué que les conversations sur les demandes de WOO étaient plus substantielles et mieux préparées, ce qui a eu un effet direct sur la qualité de la communication interne et de l'archivage. La capacité de SkillsTown à s'adapter continuellement et à maintenir l'apprentissage en ligne à jour s'est donc avérée extrêmement importante pour cet effet d'apprentissage continu.

Une solution d'apprentissage à l'épreuve du temps

Grâce à la collaboration avec SkillsTown, Waterschap Vallei en Veluwe dispose désormais d'une solution d'apprentissage en ligne durable, flexible et efficace. Les employés sont davantage sensibilisés à l'Open Government Act, la communication est plus transparente et la gestion de l'information s'est améliorée. Un bel exemple de la façon dont la personnalisation peut avoir un impact durable au sein de l'organisation.