Qu'est-ce que l'onboarding ?

1. Qu'est-ce que l'onboarding ?

L'onboarding est un processus inextricablement lié à l'embauche de nouveaux employés dans une organisation. Il constitue le pont entre la sélection d'un nouvel employé et son intégration complète dans la culture de l'entreprise et les processus de travail. Dans ce chapitre, nous décrirons plus en détail ce qu'implique exactement l'onboarding.

1.1. Définition de l'onboarding

L'onboarding, également connu sous le nom de programme d'intégration, est l'ensemble des activités et des processus par lesquels un nouveau salarié est accueilli, présenté et guidé dans son nouveau rôle au sein d'une organisation. Ce processus comprend non seulement les aspects pratiques de l'embauche, tels que le remplissage des documents et l'attribution d'un lieu de travail, mais il vise également à créer une expérience positive et à aider le nouveau salarié à s'adapter rapidement à l'organisation.

1.2. Objectif de l'onboarding

L'objectif de l'onboarding est de faciliter au maximum la transition d'un nouvel employé vers son nouveau poste. Il ne s'agit pas seulement de répondre aux besoins fondamentaux de l'employé, mais aussi de créer un environnement dans lequel le nouvel employé se sente le bienvenu, se sente lié à l'organisation et puisse être rapidement productif.

1.3. Étapes de l'intégration

L'intégration n'est pas un événement ponctuel, mais plutôt un processus qui comporte plusieurs phases. Bien que les étapes spécifiques puissent varier en fonction de l'organisation, les étapes suivantes peuvent servir de guide :

• Préparation (Pre-onboarding) : Cette phase commence dès l'embauche du nouveau salarié. Elle comprend la collecte des documents et des informations nécessaires, tels que les contrats de travail, les politiques et autres documents pertinents. C'est aussi le moment où le service des ressources humaines et la direction préparent l'arrivée du nouveau salarié, notamment en aménageant le lieu de travail et en allouant les ressources nécessaires.
• Premier jour : le premier jour du nouvel employé est crucial. Ce jour-là, un accueil chaleureux est essentiel. Le nouvel employé est accueilli à bras ouverts et reçoit une présentation de l'organisation. Les tâches administratives, telles que le remplissage des formulaires nécessaires, sont effectuées au cours de cette phase.
• Apprendre à connaître l'organisation : Au cours de cette phase, les nouveaux employés apprennent à connaître leurs collègues, la culture de l'entreprise et les attentes liées à leur fonction. Ils ont l'occasion de mieux comprendre l'organisation et de s'acclimater à l'environnement de travail.
• Formation et développement : cette phase couvre la formation et l'éducation requises pour le rôle du nouvel employé. Il peut s'agir d'une formation pratique ou de la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences et connaissances en rapport avec son rôle. L'objectif est de s'assurer que l'employé possède les compétences nécessaires pour travailler efficacement.
• Intégration dans l'équipe : les nouveaux employés sont activement impliqués dans leur équipe. Une attention particulière est accordée à la constitution de l'équipe et à la coopération. Il peut s'agir de réunions d'équipe, de séances d'introduction avec les collègues et d'activités d'équipe. L'objectif est de créer un sentiment d'appartenance et de coopération au sein de l'équipe et de l'organisation dans son ensemble.

La réussite de ces étapes contribue à une expérience d'intégration efficace pour les nouveaux employés. Elle leur permet de s'adapter rapidement à leur nouveau rôle et à l'organisation, ce qui se traduit en fin de compte par une amélioration des performances et de l'engagement professionnel.

2. Pourquoi l'intégration est-elle importante ?

Maintenant que nous avons une bonne compréhension de ce qu'est l'onboarding, il est important de comprendre pourquoi ce processus est d'une grande importance pour les organisations. Dans cette section, nous examinerons les principales raisons pour lesquelles l'onboarding est un élément essentiel de la politique des ressources humaines.

2.1. Amélioration de la productivité

L'un des avantages les plus immédiats d'une intégration efficace est l'amélioration de la productivité des nouveaux employés. Lorsqu'un employé est correctement intégré et qu'il se familiarise rapidement avec les processus de travail, il peut contribuer à l'organisation beaucoup plus rapidement. Cela signifie que le temps nécessaire pour que le nouvel employé devienne pleinement productif est réduit. Cela profite non seulement à l'organisation, mais réduit également le stress et l'inconfort que les nouveaux employés peuvent ressentir lorsqu'ils se sentent incertains de leur nouveau rôle.

2.2. Augmentation de la rétention

Un autre aspect important de l'onboarding est son impact positif sur la fidélisation des employés. Lorsque les nouveaux employés se sentent les bienvenus et peuvent s'adapter rapidement à l'organisation, ils sont moins susceptibles de quitter l'organisation dans un court laps de temps. Un onboarding efficace crée un sentiment d'appartenance et d'engagement envers l'organisation, ce qui motive les employés à rester et à construire une relation longue et productive avec l'organisation.

2.3. Amélioration de l'engagement

L'intégration est l'occasion de donner aux nouveaux employés un sentiment d'appartenance à l'organisation. Un programme d'intégration bien structuré fournit non seulement des informations sur l'organisation, mais aussi une compréhension de sa mission, de sa vision et de ses valeurs. Cela permet aux nouveaux employés de s'identifier aux objectifs de l'organisation et de se sentir plus engagés dans leur réalisation. Les employés engagés sont souvent plus motivés et prêts à faire des efforts supplémentaires pour contribuer au succès de l'organisation.

2.4. Culture d'entreprise positive

Une bonne intégration permet aux nouveaux employés de comprendre la culture de l'entreprise et les aide à s'adapter plus rapidement aux normes et aux valeurs de l'organisation. Cela contribue à créer un environnement de travail positif et inclusif. Lorsque les nouveaux employés ont le sentiment de faire partie intégrante de la culture de l'entreprise, ils sont plus susceptibles de se sentir à l'aise et de communiquer et collaborer plus efficacement avec leurs collègues.

3. Quels sont les défis de l'intégration ?

Si l'intégration est cruciale pour les organisations, elle comporte également plusieurs défis. Il est important de comprendre et de relever ces défis pour garantir une intégration efficace. Dans ce chapitre, nous examinerons certains des principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées dans la mise en œuvre d'un programme d'intégration réussi.

3.1. Complexité de l'organisation

La taille et la complexité d'une organisation peuvent rendre l'intégration difficile. Dans les grandes organisations, les nouveaux employés peuvent facilement se sentir perdus et il peut être difficile de les familiariser rapidement avec tous les services, processus et procédures. Il est essentiel d'adopter une approche structurée pour guider les nouveaux employés et leur fournir les informations et les outils dont ils ont besoin pour travailler efficacement.

3.2. Pression temporelle

Dans certains cas, il peut y avoir une pression pour intégrer rapidement les nouveaux employés, surtout s'il y a un besoin soudain de personnel. Cela peut conduire à précipiter le processus d'intégration et à sauter des étapes importantes. Il est important de trouver un bon équilibre entre rapidité et rigueur pour éviter de compromettre la qualité de l'intégration.

3.3. Défis technologiques

Dans le monde moderne de la technologie, l'intégration des nouveaux employés dans les systèmes et plateformes numériques peut être un défi. Donner aux nouveaux employés l'accès à tous les outils et logiciels nécessaires peut prendre du temps. En outre, l'apprentissage et la gestion des nouvelles technologies peuvent représenter une charge supplémentaire pour les nouveaux employés et les équipes RH. Il est important d'investir dans la formation et le soutien pour relever ces défis.

3.4. Culture et diversité

L'intégration réussie de nouveaux employés dans la culture d'entreprise peut s'avérer difficile, en particulier lorsqu'il existe une diversité culturelle au sein de l'organisation. Il peut être difficile de créer un environnement inclusif dans lequel tous les employés se sentent les bienvenus et valorisés. Les organisations doivent être conscientes de ce défi et travailler activement à la promotion d'une culture d'entreprise positive et inclusive.

Mais voici la bonne nouvelle : il existe des moyens efficaces de relever ces défis. Les chapitres suivants expliquent en détail comment procéder.

4. Les différentes formes d'onboarding

L'intégration peut prendre différentes formes et le choix de la bonne approche dépend de la nature de l'organisation, des besoins des nouveaux employés et des problèmes potentiels que vous souhaitez éviter. Dans ce chapitre, nous examinerons les différentes formes d'onboarding afin que vous puissiez choisir celle qui convient le mieux à votre organisation.

4.1. L'intégration traditionnelle

L'intégration traditionnelle implique souvent des interactions en face à face, une formation en face à face et des documents papier. Les nouveaux employés sont physiquement amenés sur le site de l'organisation pour commencer leur première journée. Ce type d'intégration a une longue histoire et est encore courant dans de nombreuses organisations, en particulier dans les secteurs où la formation personnelle et la supervision directe sont essentielles, comme les soins de santé et l'industrie manufacturière.

Parmi les exemples d'intégration traditionnelle, on peut citer

• Réunions de bienvenue : Les nouveaux employés sont accueillis par le personnel des ressources humaines et reçoivent des informations sur les procédures de l'entreprise, les conditions d'emploi et la culture d'entreprise.
• Mentorat et conseils : un collègue expérimenté ou un mentor est affecté au nouvel employé pour l'aider à s'adapter à l'organisation, répondre à ses questions et lui apporter un soutien.
• Visites guidées : Les nouveaux employés sont invités à visiter le lieu de travail et à se familiariser avec leurs collègues et les principales installations.
• Sessions de formation physique : La formation et le développement se déroulent sous la forme de sessions en classe au cours desquelles les nouveaux employés acquièrent les compétences et les connaissances nécessaires.
• Documentation physique : Les nouveaux employés remplissent des documents papier tels que les formulaires fiscaux, les contrats de travail et les politiques de l'entreprise.

Si l'intégration traditionnelle peut être utile pour établir des relations personnelles et transmettre des compétences pratiques, elle présente certaines limites, comme son coût élevé et sa flexibilité limitée, en particulier pour les organisations disposant de plusieurs bureaux ou lorsque les employés travaillent à distance.

4.2. Embarquement en ligne

L'intégration en ligne utilise la technologie pour accueillir et former les nouveaux employés. Cela peut se faire par le biais de vidéoconférences, de webinaires, de formations en ligne et de documentation numérique. L'intégration virtuelle permet aux organisations d'impliquer efficacement les nouveaux employés, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Il s'agit d'un processus entièrement numérique. Il s'agit d'utiliser des plateformes en ligne, des logiciels et des applications mobiles pour accueillir, former et intégrer les nouveaux employés. Comme l'onboarding en ligne peut souvent être utilisé comme un processus automatisé, vous pouvez éviter bon nombre des défis mentionnés dans le chapitre précédent.

Voici quelques aspects clés de l'intégration en ligne :

• Signatures et documentation : Les nouveaux employés peuvent signer et soumettre des documents par voie électronique, ce qui réduit les formalités administratives.
• Formation en ligne : Les organisations peuvent proposer des cours et des modules de formation numériques que les nouveaux employés peuvent suivre à leur propre rythme.
• Plateformes numériques d'intégration : des plateformes en ligne dédiées permettent d'accéder à toutes les informations nécessaires, des politiques de l'entreprise aux coordonnées des collègues.
• Vidéos interactives : Les vidéos peuvent être utilisées pour transmettre la culture, les valeurs et les attentes de l'entreprise d'une manière attrayante.
• Retour d'information et évaluation en ligne : Les nouveaux employés peuvent donner leur avis en ligne et suivre leurs progrès, tandis que les équipes RH peuvent analyser les données pour améliorer le processus.

4.2.1 Avantages de l'embarquement en ligne

L'embarquement en ligne offre plusieurs avantages, notamment

• Évolutivité : il peut être facilement adapté aux besoins des organisations de toutes tailles, y compris les entreprises internationales.
• Processus automatisés : Vous créez une approche structurée pour guider les nouveaux employés et leur fournir les informations et les outils nécessaires pour travailler efficacement.
• Réduction des coûts : elle permet de réduire les frais de déplacement, d'hébergement et de matériel.
• Rapidité : il permet d'accélérer considérablement le processus d'intégration grâce aux processus automatisés et au fait que tout se fait en ligne.
• Efficacité : il accélère le processus d'intégration, ce qui permet aux nouveaux employés d'être plus rapidement productifs.

4.3. Embarquement mixte

Si vous n'utilisez que l'onboarding en ligne, vous risquez de ne pas satisfaire tous vos nouveaux employés. En effet, il manque un contact personnel. L'onboarding mixte est une approche qui combine les méthodes en ligne et les méthodes traditionnelles. Les entreprises ont ainsi la possibilité d'utiliser le meilleur des deux mondes. Grâce à l'intégration mixte, les interactions en face à face importantes, telles que les présentations personnelles et les activités de renforcement de l'esprit d'équipe, peuvent être conservées, tout en tirant parti de l'efficacité et de l'évolutivité de l'intégration en ligne.

L'intégration mixte nécessite une réflexion approfondie pour trouver le bon équilibre entre l'intégration en ligne et l'intégration traditionnelle. Les organisations doivent déterminer stratégiquement quels sont les éléments qui se prêtent le mieux à un face-à-face et quels sont ceux qui peuvent être traités plus efficacement en ligne. Cette approche permet aux organisations d'offrir une expérience personnelle et interactive, tout en tirant parti des avantages des outils numériques pour réduire les charges administratives et améliorer le processus d'apprentissage.

L'onboarding n'est pas seulement un processus ponctuel, mais un investissement dans la croissance et les performances futures de l'organisation, et l'onboarding mixte est une approche à multiples facettes qui permet d'optimiser cet investissement. Dans le prochain chapitre, nous vous donnerons des conseils pour mener à bien votre processus d'intégration mixte.

5. Comment mettre en œuvre avec succès l'onboarding ?

Une mise en œuvre réussie de l'intégration est cruciale pour intégrer et fidéliser efficacement les nouveaux employés. Une approche réfléchie de l'intégration peut accroître la productivité, renforcer l'engagement et favoriser une culture d'entreprise positive. Dans ce chapitre, nous examinerons les meilleures pratiques et les lignes directrices pour mettre en œuvre avec succès l'intégration, en utilisant l'intégration mixte - une combinaison de méthodes en ligne et traditionnelles.

5.1. Fixer des objectifs et des attentes clairs

Commencez par définir des objectifs et des attentes clairs pour le processus d'intégration. Identifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre avec l'intégration des nouveaux employés et les résultats que vous attendez. Assurez-vous que ces objectifs sont conformes à la mission, à la vision et aux objectifs stratégiques de l'organisation.

5.2. Créer un plan d'intégration détaillé

Élaborer un plan d'intégration détaillé décrivant toutes les étapes et activités à réaliser au cours du processus d'intégration. Le plan doit inclure un calendrier, précisant les tâches à accomplir avant le premier jour, le premier jour, la première semaine et le premier mois. L'onboarding mixte offre la possibilité d'inclure dans le plan des interactions en ligne et en personne, créant ainsi une approche équilibrée.

5.3. Offrir un accueil chaleureux

La première impression est cruciale, même dans le cadre d'une approche mixte de l'intégration. Veillez à ce que les nouveaux employés se sentent les bienvenus dès leur premier jour, tant en personne qu'en ligne. Cela passe par un accueil chaleureux, un aperçu des activités quotidiennes et une visite des installations. Les messages de bienvenue en ligne et les visites virtuelles peuvent également être inclus dans ce processus.

5.4. Fournir une formation et un développement appropriés

L'intégration mixte offre la possibilité de proposer une formation et un développement de plusieurs manières. Combinez des modules en ligne avec des ateliers ou des sessions de formation en personne pour fournir aux nouveaux employés des compétences pratiques et une compréhension plus approfondie de la culture et des valeurs de l'entreprise. Avec la plateforme d'apprentissage en ligne de SkillsTown, vous pouvez créer vos propres cours de formation en ligne pour le processus d'intégration et les publier immédiatement dans votre propre plateforme d'apprentissage personnalisée pour votre organisation. De cette manière, toutes les informations peuvent être trouvées en un seul endroit.

5.5. Créer des opportunités d'interaction sociale

Facilitez les interactions sociales entre les nouveaux employés et leurs collègues, à la fois en ligne et hors ligne. Les déjeuners d'équipe, les séances d'introduction virtuelles et les réunions informelles permettent de nouer des relations et de s'intégrer dans l'équipe. L'intégration mixte permet une interaction sociale à la fois en personne et virtuelle.

5.6. Fournir un soutien et une évaluation continus

Le processus d'intégration ne s'arrête pas après les premières semaines ; il nécessite un soutien et une évaluation continus. Organisez régulièrement des entretiens et des sessions d'évaluation pour comprendre comment les nouveaux employés se sentent et quelles améliorations peuvent être apportées. Combinez les appels de feedback en face à face avec des outils en ligne pour le suivi des progrès.

5.7. Recueillir le retour d'information

Encouragez les nouveaux employés à donner leur avis sur le processus d'intégration, tant en ligne qu'en personne. Leurs commentaires peuvent être précieux pour améliorer continuellement le processus et l'adapter aux besoins des futurs employés.

L'intégration mixte offre aux organisations la possibilité de combiner le meilleur de l'intégration en ligne et de l'intégration traditionnelle. En fixant des objectifs clairs, en élaborant un plan détaillé et en créant un environnement favorable et inclusif, les organisations peuvent s'assurer que les nouveaux employés s'adaptent rapidement, sont productifs et apportent une contribution précieuse à l'organisation.

6. Résumé

Cet article vous a permis de mieux comprendre l'importance de l'onboarding, ce qu'il implique et pourquoi il est essentiel pour les organisations. L'onboarding est le processus qui accueille et guide les nouveaux employés lors de leur intégration dans l'organisation. Il comprend plusieurs étapes, depuis le pré-onboarding jusqu'à l'intégration dans l'équipe.

Nous avons discuté des raisons pour lesquelles l'onboarding est important, avec des avantages tels que l'amélioration de la productivité, la fidélisation, l'amélioration de l'engagement et une culture d'entreprise positive. Il aide les nouveaux employés à se sentir les bienvenus et à s'adapter rapidement à l'organisation. Nous avons également abordé les défis de l'intégration, tels que la complexité de l'organisation, les contraintes de temps, les défis technologiques et la diversité culturelle. Il est important de comprendre et de relever ces défis pour mettre en place un programme d'intégration efficace.

Nous avons également abordé les différentes formes d'onboarding, notamment l'onboarding traditionnel, l'onboarding en ligne et l'onboarding mixte. L'onboarding mixte offre aux organisations la possibilité de combiner le meilleur de l'onboarding en ligne et de l'onboarding traditionnel.

Enfin, nous avons abordé les meilleures pratiques et les lignes directrices pour une mise en œuvre réussie de l'intégration mixte. Cela commence par la définition d'objectifs et d'attentes clairs, l'élaboration d'un plan détaillé, un accueil chaleureux, une formation et un développement pertinents, une interaction sociale, un soutien et une évaluation continus, et la collecte d'informations en retour.

L'intégration n'est pas un processus ponctuel, mais un investissement permanent dans la croissance et la performance de l'organisation. C'est l'occasion d'intégrer efficacement les nouveaux employés et de faire en sorte qu'ils apportent une contribution précieuse à l'organisation. Avec la bonne approche, telle que l'onboarding mixte, les organisations peuvent optimiser ce processus et assurer leur succès futur.

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