Apprendre à mieux planifier en 5 étapes

Cela vous semble peut-être familier : C'est lundi matin et vous venez d'entrer dans votre bureau. Votre boîte de réception est pleine à craquer, votre agenda est rempli de réunions et votre liste de tâches semble interminable. Comment allez-vous escalader cette montagne de travail sans être épuisé à la fin de la journée ?  

Dans un environnement de travail chargé, garder une vue d'ensemble et rester productif peut être un véritable défi. Une bonne planification vous aidera à y parvenir. Vous trouverez ci-dessous cinq étapes qui vous aideront à mieux planifier et à maîtriser le chaos.  

Étape 1 : Visualisez vos succès

Avant de commencer à envisager une meilleure planification, prenez le temps de réfléchir au résultat. Prenez cinq minutes pour imaginer à quoi ressemble une journée réussie : qu'avez-vous accompli et comment vous sentez-vous ? Cette forme de visualisation mentale vous aide non seulement à vous fixer des objectifs, mais elle augmente également votre motivation interne à les atteindre. 

Étape 2 : Mettre de l'ordre dans le chaos grâce à la cartographie mentale

Un aspect important d'une bonne planification est la visualisation et la hiérarchisation de vos tâches. Prenez une feuille blanche et dessinez une carte mentale avec, au centre, votre objectif principal pour la journée. À partir de l'objectif principal, vous pouvez tracer des lignes vers les sous-tâches et les activités nécessaires pour atteindre cet objectif. Cette représentation visuelle permet de simplifier les tâches complexes et de comprendre les étapes nécessaires pour atteindre vos objectifs. Elle vous aide également à voir les liens entre les différentes tâches, ce qui peut vous permettre de les aborder de manière plus efficace. 

CONSEIL : Suivez la ligne d'apprentissage 'Gestion du temps' dans la plate-forme d'apprentissage en ligne. la plate-forme d'apprentissage en ligne. Ici, grâce à de courts micro-apprentissages, nous vous expliquons comment planifier correctement les différentes tâches, des plus urgentes aux moins urgentes, et comment créer une vue d'ensemble claire de l'agenda.

Étape 3 : Adopter la méthode Frogtastic

Mark Twain a dit un jour : "Si votre travail consiste à manger une grenouille, faites-le en premier le matin. Et si vous devez manger deux grenouilles, mangez d'abord la plus grosse". Certaines tâches de votre emploi du temps ou de votre carte mentale vous semblent-elles lourdes ? Transposez cela dans votre journée de travail en commençant par la tâche la plus difficile ou la moins attrayante. Une fois que vous vous serez débarrassé de cette première "grenouille", tout le reste vous semblera un jeu d'enfant et vous éviterez la procrastination.  

Étape 4 : Mettre en place des "heures de tranquillité

Réservez du temps dans votre agenda pour des "heures calmes". Pendant ces heures, coupez-vous des courriels, des appels téléphoniques et des collègues. C'est le moment où vous pouvez travailler sans être dérangé sur des tâches qui requièrent une grande concentration. Vous résistez ainsi à la tentation de laisser les courriels et les demandes ad hoc rythmer votre journée. Après tout, ce sont souvent ces éléments qui bouleversent votre emploi du temps. Les heures calmes structurent votre journée et vous permettent de mener à bien les actions à court terme et les projets à plus long terme. Il vous faudra peut-être un peu de temps pour vous y habituer, mais elles deviendront rapidement l'un des moments les plus productifs de votre journée. 

CONSEIL : Les outils numériques peuvent être d'une grande aide pour organiser votre travail. Des applications comme Trello ou Microsoft Planner offrent des plateformes claires où vous pouvez organiser les tâches, les assigner et suivre leur progression.

Étape 5 : Le pouvoir de la réflexion

À la fin de votre journée ou de votre semaine, prenez le temps de réfléchir à ce qui s'est bien passé et à ce qui pourrait être amélioré dans votre planification. Quelles tâches ont pris plus de temps que prévu ? Quelles sont les stratégies qui ont bien fonctionné et celles qui n'ont pas fonctionné ? Notez-le pour vous-même. Ce n'est pas seulement l'occasion de réfléchir à ce que vous avez accompli, mais aussi d'intégrer des idées pour mieux aborder votre planification future. En évaluant et en ajustant régulièrement votre approche, vous deviendrez de plus en plus performant en matière de planification.  

Voulez-vous plus d'outils pour apprendre à mieux planifier ?

Apprendre à planifier est une compétence à ne pas sous-estimer. En vous concentrant spécifiquement sur ce point, vous pouvez obtenir une semaine de travail beaucoup plus productive et moins stressante. En suivant les étapes ci-dessus, vous avez pris un bon départ, mais ne vous arrêtez pas là ! Sur la plateforme d'apprentissage de SkillsTown, vous trouverez plusieurs cours de formation en ligne pour apprendre à mieux planifier, afin de devenir un véritable maître de la productivité. Commencez dès maintenant à transformer votre semaine de travail ! 

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