5 conseils intelligents pour impliquer activement les managers dans la conformité

Pour de nombreuses personnes, la conformité est une notion imposée d'en haut. Un ensemble de règles, de procédures et de listes de contrôle auxquelles les employés doivent se conformer. Mais ceux qui pensent que la conformité est l'apanage du service juridique ou du délégué à la protection des données se trompent. Les cadres ont un rôle important à jouer dans la propagation des comportements souhaités, par exemple dans le domaine de la sensibilisation à la sécurité ou de la sécurité sociale sur le lieu de travail. Ils sont le lien entre la politique et la pratique. Dans ce blog, vous apprendrez pourquoi la conformité est également une tâche de leadership et comment impliquer intelligemment les managers dans cette tâche.

La conformité commence par le leadership

Chaque organisation a des politiques. Elles portent sur la protection de la vie privée, la sécurité et l'éthique. Mais les politiques sur papier n'ont de valeur que si elles se traduisent par un comportement. Et c'est précisément là que de nombreux programmes de conformité se trompent : on n'accorde pas assez d'attention au comportement exemplaire, au contexte quotidien et au pourquoi des règles. Les employés ne consultent pas d'abord le manuel du personnel, mais leur supérieur. Qu'est-ce que mon supérieur considère comme important ? De quoi me demande-t-il des comptes ? Quelles sont les limites contrôlées ou non ? Ces signaux déterminent la perception des normes au sein d'une équipe. Et donc de la conformité.

Pourquoi les managers sont indispensables en matière de conformité

Les cadres jouent un rôle important dans la mise en œuvre réussie de la conformité.
- Ils donnent le ton : par leur comportement, ils donnent l'exemple. S'ils prennent au sérieux les règles de protection de la vie privée ou les protocoles de sécurité, les employés en feront autant.
- Ils traduisent la politique en pratique : ils sont mieux placés que quiconque pour traduire les situations quotidiennes. Que signifient ces règles pour cette équipe, dans ce contexte ?
- Ils repèrent les risques : parce que les managers sont proches de l'équipe, ils sont souvent les premiers à remarquer que quelque chose ne va pas dans le sens des règles.
- Ils ouvrent la discussion : dans une culture sûre, les erreurs peuvent être discutées et un espace d'apprentissage est créé. Le leadership joue un rôle décisif à cet égard.

Le piège de la conformité

Pourtant, de nombreux cadres ne se sentent pas directement concernés par la conformité. Ils considèrent qu'il s'agit d'un "projet des RH" ou d'une "activité du service juridique". Cela crée un fossé : la conformité est communiquée à l'extérieur mais n'est pas observée en interne. Par conséquent, le respect des règles dépend des contrôles, des rappels et des sanctions plutôt que de la motivation intrinsèque.

Sensibilisation à la sécurité chez Wiltec

Wiltec offre un bon exemple de conformité en tant que tâche de leadership. Lorsque cette organisation a commencé à travailler sur la certification ISO dans le domaine de la sécurité de l'information, c'est Jos Maassen (responsable L&D) qui a activement impliqué les managers. Non seulement dans le développement d'une formation en ligne, mais également dans la communication, la phase de test et l'assurance. Il a veillé à ce que la formation corresponde au niveau de langue et aux pratiques de chaque département. Les cadres ont été impliqués dans la mise en place d'une campagne avec des déclencheurs internes, des affiches et des récompenses. Résultat : 100 % des employés ont suivi la formation. Plus important encore : le sujet est vivant, il est discuté, il est abordé. C'est cela la sensibilisation.

Voici comment impliquer intelligemment les managers dans la conformité

1. Rendre les choses pertinentes et concrètes
   Partez de la réalité du manager. Quels sont les risques au sein de son équipe ? Qu'est-ce qui peut mal tourner et quel en est l'impact ? Utilisez des exemples de la vie réelle qui sont reconnaissables dans leur travail quotidien. Plus c'est concret, plus l'engagement est grand.
2. Donner la possibilité d'apprendre
   Tous les cadres ne sont pas des experts en sécurité de l'information, en intégrité ou en protection de la vie privée. Proposez des solutions d'apprentissage qui correspondent à leur niveau, à leur fonction et à leur expérience. Pensez à des micro-apprentissages de courte durée, à des scénarios pratiques ou à un parcours d'apprentissage mixte avec des conseils.
3. L'intégrer dans le développement du leadership
   Ne considérez pas la conformité comme une question distincte, mais comme un élément d'un bon leadership. Formez les cadres au coaching, aux techniques d'entretien et à la sensibilisation aux risques. Montrez comment leur style et leur comportement influencent la culture.
4. Créer un sentiment d'appartenance
   Donnez aux cadres un rôle actif dans la mise en œuvre. Faites-les participer à l'élaboration des lignes directrices en matière de comportement, à l'identification des goulets d'étranglement et à l'élaboration de solutions réalistes.
5. Rendre la conformité mesurable et discutable.
   Donnez aux responsables un aperçu des progrès et des résultats. Par exemple : combien de membres de l'équipe ont participé à la formation obligatoire ? Combien de rapports ont été rédigés ? Montrez également les réussites : quelles équipes obtiennent de bons résultats et pourquoi ? Partagez ces histoires sur les médias sociaux, par exemple, et rendez le sujet plus vivant.

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